Il est un truisme aujourd'hui d'affirmer qu'aucun organisme, quelle que soit sa taille, les moyens et ressources matériels financiers et humains dont il dispose, ne peut se permettre le luxe de conserver indéfiniment la totalité de sa production documentaire résultant de ses activités administratives . Les gestionnaires de documents ou records manager disposent aujourd'hui d'instruments pertinents pour contrôler cette masse, la gérer rationnellement dans le temps de manière à n'en retenir que les documents nécessaires et suffisants pour rendre compte, apporter la preuve et témoigner, le calendrier de conservation est un de ces instruments.