Du bon usage des calendriers de conservation

Thibaut Girard

RÉSUMÉ. Les calendriers de conservation sont souvent présentés comme le moyen idéal pour maîtriser le flux des archives contemporaines. Ils ont pourtant deux points faibles. L'un est de dépendre de la bonne volonté des services producteurs, puisque ceux-ci doivent participer à leur conception et collaborer à leur mise en œuvre quotidienne, ce qui ne va pas de soi, surtout dans les pays qui ne connaissent ni Registratur, ni records management. L'autre est que ces calendriers servent surtout à gérer des archives sérielles, i.e. des archives au contenu informatif assez pauvre et qui n'intéressent qu'une petite partie du public pour lequel travaillent les archivistes. Tout cela tient au fait que l'élaboration des calendriers procède d'une analyse de la forme des documents, ce qui exclut automatiquement les dossiers thématiques, dont le contenu disparate et hétérogène ne se prête pas à une typologie des documents, mais dont l'intérêt historique est beaucoup plus grand puisqu'ils émanent d'individus ou d'entités aux responsabilités importantes. Parmi les concepts dont se sert la diplomatique, il faudrait plutôt s'intéresser à ceux de genèse et de tradition qui sont notamment utiles au moment de la collecte, du tri et du classement, car ils permettent d'évaluer presque instantanément l'intérêt de chaque pièce en la replaçant dans son contexte, ce qui s'avère particulièrement efficace quand on a affaire à des dossiers thématiques.

Depuis plusieurs décennies, on le sait, les archivistes se débattent au milieu d'un flux sans cesse grossissant d'archives contemporaines, qu'il n'est pas question de transmettre tel quel à la postérité, mais qu'il serait irresponsable de laisser intégralement disparaître. La technique de la “décantation”, qui consiste à prendre tout ce qui se présente, à le mettre dans des magasins et à examiner ensuite ce qu'il est possible d'en tirer, s'est depuis longtemps révélée extrêmement coûteuse et il est généralement admis que l'objectif doit désormais être de placer le plus en amont possible le filtre chargé de séparer les documents au contenu informatif important de ceux qui peuvent être éliminés à plus ou moins court terme.
Si l'on en croit les autorités de notre profession, le moyen idéal pour atteindre un tel objectif est l'élaboration de calendriers de conservation, appelés aussi tableaux de gestion (dénomination que l’on a choisi de conserver dans le présent article) : fruit d'une concertation étroite entre archivistes et services versants, ils fixent la durée d'utilité administrative de chaque type de document et en déterminent le sort final. La raison d'être de ces tableaux est donc de fournir à l'archiviste et à l'organisme qui a produit les documents un état précis de ce qui devra être versé aux archives et de ce qui, au contraire, pourra être détruit. Les deux parties en présence, en somme, sont donc censées savoir exactement ce qu'elles ont à faire, sans compliquer la tâche de l'autre et sans même devoir l'interroger sur le traitement à réserver à tel ou tel document.
Le bénéfice que les Archives devraient tirer de cette procédure est évident : un tri effectué par ceux-là mêmes qui ont produit et utilisé les documents permet de n'archiver qu'une petite partie de ceux-ci – la partie la plus intéressante, qui plus est – et libère les archivistes de tâches pénibles et fastidieuses, de surcroît coûteuses en main d'œuvre et en espace de rangement. Dans le monde réel, cependant, la situation se présente sous des airs moins avenants. Si bon nombre d'archivistes, en effet, font preuve d'une belle énergie pour élaborer des tableaux de gestion, la validation de ceux-ci par la partie responsable de la création des documents se heurte en général à une inertie ou à une indifférence considérables. Et quand bien même les archivistes arrivent à obtenir l'imprimatur, rien ne prouve que multiplier les tableaux de gestion et les faire tous entériner par les services versants permette de filtrer le raz de marée des archives indifférenciées et de ne plus laisser couler que l'onde pure des archives à forte teneur historique. Cela semble même parfois être le contraire : jusqu’à une date très récente, le ministère français qui avait élaboré et fait valider le plus grand nombre de tableaux était aussi celui qui voyait ses versements aux Archives nationales progresser le plus vite d'une année sur l'autre, au point d'assurer à lui seul presque un cinquième des entrées au Centre des archives contemporaines de Fontainebleau.
Peut-on, dans ces conditions, faire l'économie d'un examen critique de cette procédure et ne pas s'interroger sur la disproportion criante qui existe entre les ambitions affichées et les résultats obtenus ? C'est ce qu'on s'attachera à faire ici en soumettant à la question les présupposés qui sous-tendent le recours aux tableaux de gestion et qui ne sont peut-être pas sans lien avec certains effets pervers constatés.

Une coopération impossible, ou Sisyphe archiviste

Un tableau de gestion est, par nature, l'œuvre commune d'un archiviste et d'un producteur d'archives qui, confrontant leurs points de vue sur l'utilité relative de chaque catégorie de documents, arrivent finalement à une synthèse acceptable et applicable par les deux parties. Il n'y a d'ailleurs pas que cette élaboration qui soit commune, puisque la mise en œuvre quotidienne doit aussi faire l'objet d'un engagement du service d'archives et du service versant. Cela suppose, chez ce dernier, un savoir et une volonté : le savoir, c'est une notion précise, car fondée sur une analyse juridique, du rôle et de l'importance de chaque type de document produit, et notamment de son importance à long terme pour l'organisme producteur du fonds ; la volonté, c'est l'intention de consacrer quelques moyens à la réalisation régulière au sein même de l'organisme d'un premier tri, aux fins de ne verser que ce qui a été désigné comme “à archiver” par le tableau de gestion.
 Déterminer des critères de tri et d'élimination, puis les mettre en pratique en remplissant des cartons d'archives et/ou des sacs pour le pilon : on conviendra qu'il s'agit là d'un bon résumé du métier d'archiviste. Et l'on en conclura donc qu'élaborer des tableaux de gestion suppose que les services versants ont des compétences et même des appétences archivistiques. C'est le premier présupposé qu'on examinera ici.
Beaucoup d'archivistes ayant naturellement tendance à s'apitoyer sur leur sort, il ne viendrait à l'idée de personne de dire que le monde est peuplé d'archivistes. Bien plus, une telle affirmation passerait, à juste titre, pour une extravagance. Il n'empêche que, si nul ne le dit, beaucoup semblent le penser ou du moins affichent des thèses qui le sous-entendent, notamment en raisonnant comme si notre tâche allait être spontanément assumée et exercée par d'autres que nous. C'est ainsi, par exemple, que les textes qui, en France, ont généralisé la cotation continue envisagent le plus sérieusement du monde que les bordereaux de versement établis par les services versants tiendront désormais lieu d'instruments de recherche et que ces services, en somme, auront naturellement le temps, les moyens intellectuels et la volonté de rédiger leurs bordereaux avec tant de précision et d'exactitude que l'archiviste n'aura plus à y effectuer que des vérifications ponctuelles et des améliorations cosmétiques. Dans le même ordre d'idées, il fut pendant longtemps relativement courant de lire, sous des plumes autorisées, que le problème des archives informatiques intermédiaires allait se régler simplement parce que les concepteurs de bases de données et d'applications se plieraient à nos desiderata et que les utilisateurs de la bureautique accepteraient d'appliquer les règles nécessaires à une bonne conservation de leurs bandes et de leurs disquettes. C'était simple, il suffisait de demander...
Établir la généalogie de cette croyance à l'altruisme spontané des services versants serait sûrement plein d'enseignements. Gageons qu'elle trouverait sa source dans les pays où les archivistes profitent d'un terreau intellectuel et normatif permettant un certain engagement des producteurs d'archives dans la préservation de celles-ci. Qu'il s'agisse, en effet, de la Registratur ou du records management, il existe dans plusieurs pays des institutions – à la fois des textes normatifs, des usages administratifs et des spécialistes officiellement chargés de les mettre en œuvre – qui font que la création des archives et leur passage au stade intermédiaire ne sont pas le fruit du caprice et/ou de l'improvisation. Dès lors que, à la source, quelqu'un veille à faire régner ne serait-ce qu'un semblant d'ordre et de cohérence, l'archiviste peut espérer avoir en face de lui un interlocuteur susceptible de le comprendre et il a quelques raisons de se sentir moins seul au monde. De ce fait, voir les conditions de production des documents évoluer pour être plus en phase avec les nécessités de leur archivage présente un certain caractère de vraisemblance.
Mais dans les pays qui n'ont pas ces traditions, la situation est tout autre. À tous les degrés de la pyramide, chacun y crée les documents qu'il veut sans avoir à tenir compte d'aucune contrainte formelle, si ce n'est la nécessité d'être lisible. Et chacun y peut aussi, s'agissant du sort à court ou à long terme des documents qu'il a reçus ou créés, faire n'importe quoi : les classer soigneusement ou les abandonner en vrac dans quelque recoin obscur, y opérer un tri méticuleux ou les détruire systématiquement, veiller à leur transmission à la postérité ou laisser le soin d'en disposer au hasard des déménagements, des incendies et des inondations. Ajoutons enfin, pour être complet, que le même document peut recevoir des dénominations différentes selon les organismes ou même selon les périodes au sein d'un même organisme.
Dans un contexte à ce point marqué par l'empirisme le plus total – pour ne pas dire par l'anarchie la plus caractérisée –, peut-on raisonnablement attendre des services versants qu'ils collaborent effectivement et durablement à la rationalisation de l'archivage ? Faute d'interlocuteurs à la compétence reconnue et officialisée, à qui donc les archivistes peuvent-ils s'en remettre de la mise en œuvre quotidienne des dispositions contenues dans les tableaux de gestion ? Chez qui ont-ils des chances de rencontrer ce savoir et cette volonté dont il était question plus haut ?
Dans les pays dont nous parlons, la réponse va de soi : chez personne. Car soit l'on dispose de la culture administrative et du recul intellectuel nécessaires pour décider du sort de ses archives en renonçant aux facilités du “gardez tout, on ne sait jamais” et l'on est à un niveau tel dans la hiérarchie qu'assumer soi-même les tâches matérielles du tri et de l'élimination est proprement impensable. Soit, au contraire, on est d'un grade ou l'on occupe une fonction tels qu'on peut normalement être chargé de cette tâche et l'on ne porte pas aux archives – surtout intermédiaires et contemporaines – et aux services qu'elles peuvent rendre un intérêt permettant de compenser le caractère fastidieux de leur gestion quotidienne. La situation que, de ce fait, l'archiviste rencontre ordinairement est une histoire en quatre épisodes : réunion(s) cordiale(s) et fructueuse(s) avec le(s) chef(s), élaboration d'un tableau de gestion synthétisant les conclusions de cette (ces) réunion(s), mise en œuvre par le personnel subalterne des dispositions dudit tableau et enfin... oubli ou non-application de ces mêmes dispositions pour les motifs les plus divers. Et une fois ce cycle achevé, il ne reste plus qu'à recommencer, c'est à dire reprendre son bâton de pèlerin pour aller prêcher la bonne parole aux successeurs des gens qu'on a tenté d'évangéliser – c'est la solution active – ou attendre, résigné, qu'on vous appelle au secours ou qu'on essaie de se livrer à un versement “sauvage” – c'est la solution passive. Chez les théoriciens de l'archivistique, cette alternative se nomme “le suivi des tableaux”.

cueillir les feuilles et non les fruits, ou “ quand les Danaïdes remplissent des magasins d'archives ”

Si cette théorie repose sur des fondements illusoires, peut-on du moins se consoler en se disant que, quand elle porte ses fruits, ceux-ci sont particulièrement savoureux ? Est-on en droit d'espérer qu'elle permette vraiment, pour reprendre la métaphore de ces mêmes théoriciens, de déguster le “cœur de l'artichaut” sans avoir à en consommer préalablement les “feuilles” ? Pour répondre à ces questions, il importe en premier lieu d'examiner quelles archives on entend “gérer” en produisant ces fameux tableaux.
On compare volontiers les archives, surtout celles de notre époque, à une avalanche ou à une inondation et cela sous-entend qu'elles constituent une masse énorme et indistincte, face à laquelle l'esprit humain risque d'être désarmé, faute d'y déceler aisément des repères et des points d'appui pour sa réflexion. La métaphore, en fait, est en partie impropre puisque – nous le savons tous d'expérience – ces archives, pour massives qu'elles soient, ne sont jamais totalement indiscernables et qu'il est toujours possible d'y distinguer des ensembles cohérents, susceptibles d'être regroupés sous une dénomination précise et de faire l'objet d'une analyse archivistique. Mais justement, de quoi cette dénomination procédera-t-elle, sinon d'un texte ou d'une réglementation ayant un certain caractère de stabilité dans le temps ? Par quoi l'on voit que les archives les plus aisément “nommables” sont par nature constituées de documents se reproduisant presque à l'identique et témoignant de procédures à chaque fois semblables et que, si elles entrent facilement dans une case précise, c'est justement en raison et à mesure de leur caractère répétitif.
Et nous voici au cœur du problème : ce qui se coule dans un même cadre réglementaire, ce qui se reproduit à l'identique a aussi les plus grandes chances de relever de l'exécution, de l'application, de la mise en œuvre, en un mot de la routine. Un dossier de prêt à l'amélioration de l'habitat, par exemple, ressemble évidemment trait pour trait – exception faite de l'identité du bénéficiaire et de quelques éléments chiffrés – aux 9 999 autres dossiers produits la même année par le même organisme. Une fois passé des archives courantes aux archives intermédiaires, il est en soi d'une utilité infinitésimale, y compris pour le service qui l'a produit, et il n'est plus porteur de sens que replacé au milieu de ses semblables ou d'un échantillon de ceux-ci. Encore faut-il, pour que ce sens apparaisse, que quelqu'un ait le courage de compulser 10 000 ou même 500 dossiers et de tirer de chacun le même type de données pour en analyser l'évolution. Autant dire que ces archives n'intéressent en fait qu'une catégorie bien précise de chercheurs : des universitaires, travaillant le plus souvent en équipe et se consacrant à des recherches d'ordre sociologique.
Quiconque, cependant, connaît un tant soit peu le public des services d'archives – celui qui fréquente les salles de lecture et celui qui demande des renseignements par écrit ou par téléphone – sait empiriquement et sans faire d'enquête approfondie qu'il ne se confond pas avec les virtuoses du comptage et les amateurs de longues séries statistiques. Ce public, au contraire, quoique extrêmement hétérogène, a comme point commun de chercher toujours des documents uniques et non pas des en- sembles homogènes. L'idée de s'attaquer, plusieurs mois durant, aux mêmes trente mètres linéaires pour en tirer, l'informatique aidant, un graphique ou un tableau lui est complètement étrangère. Elle le laisserait même abasourdi si d'aventure il soupçonnait qu'on peut exploiter les archives de cette façon...
Il faut donc se demander dans quel genre de fonds ou de versements ces lecteurs en quête d'histoires et de documents singuliers ont le plus de chances de trouver leur bonheur : leur satisfaction, après tout, est la raison d'être de l'archiviste. Les “gros bataillons” d'archives sérielles dont il vient d'être question ne risquent guère d'avoir le profil qui convient : le généalogiste du siècle prochain pourrait certes, en théorie, être intéressé par le prêt à l'amélioration de l'habitat accordé à son grand-père, mais il est hautement improbable, en pratique, qu'il ait l'idée d'aller le chercher parmi dix milles dossiers semblables et surtout qu'il le trouve facilement avec les instruments de recherche, synthétiques par nature, dont sont dotés les fonds sériels. De même le thésard en quête d'éléments sur la politique de telle administration face aux syndicats de fonctionnaires pourrait évidemment trouver le plus grand profit à dépouiller systématiquement plusieurs milliers de dossiers de mise à disposition ou de décharge syndicale, ce qui lui permettrait d'établir rigoureusement le profil-type du bénéficiaire de telles mesures et d'en tirer des conclusions du plus haut intérêt sur la sociologie des militants syndicaux : il suffirait qu'il dispose d'une quinzaine d'années pour fignoler sa thèse ! Et la liste pourrait s'allonger des trésors sans aucun doute précieux, mais sans aucun doute inexploitables que recèlent les “grands ensembles” produits par la frénésie inquisitrice et statistique des bureaucraties de l'État-providence.
À l'évidence, le lecteur cherche et cherchera de plus en plus les documents qui lui en disent beaucoup sous un faible volume. Il les trouvera de préférence dans les archives reflétant l'élaboration des politiques et non leur application, c'est à dire dans ce qui témoigne de la réflexion, de la négociation, de la mise au point de prototypes, du lancement de “ballons d'essai”, dans ce qui émane des sommets de la pyramide organisationnelle et/ou des instances de contrôle ou d'étude (inspections générales, commissions consultatives, etc.). Et l'on peut parier que – y compris dans les pays qui ont la chance de connaître le records management ou la Registratur – ces archives prendront le plus souvent la forme du dossier thématique qui regroupe, dans un ordre parfois très relatif, des pièces fort disparates par leurs caractères internes et externes : l'acte authentique (au sens que la diplomatique donne à cet adjectif) y voisine avec la copie informe, celle-ci n'étant pas nécessairement la moins intéressante ; les courriers dactylographiés et soigneusement “balisés” y sont mêlés à d'autres, manuscrits et dépourvus de toute indication de date et de destinataire, voire de rédacteur ; les témoignages de l'évolution de l'affaire – qui, pour reprendre un autre terme de la diplomatique, relèvent du “ dispositif ” – y sont accompagnés de pièces telles que coupures de presse, littérature grise ou dépêches d'agences, qui ont juste servi à alimenter la réflexion du producteur du dossier à un instant donné – à rapprocher, donc, de l'“ exposé ” –, mais qui, une fois venue l'heure du classement, n'ont plus guère d'intérêt (d'autant que personne ne viendrait les chercher au milieu d'un fonds d'archives) ; le Post-it écrit au stylo à bille, les photocopies sur papier thermique et autres documents voués par nature à l'auto-destruction n'y sont pas séparés des pièces mieux armées pour braver les outrages du temps qui passe, sans qu'il y ait forcément moins d'enseignement à tirer des premiers que des secondes.
Bref, il y a là de quoi agacer l'archiviste, voire le décourager, contraint qu'il est alors d'ouvrir chaque dossier et de faire du tri pièce à pièce pour pallier les effets de cette absence d'ordre et d'homogénéité. Mais il y a là aussi de quoi combler la curiosité du chercheur qui y trouve l'information la plus riche et la moins “polluée” par la langue de bois ou l'omertà administratives et qui peut y découvrir ce qui a été décidé et mis en œuvre, mais aussi ce qui aurait pu l'être. Et ce qui comble les attentes du lecteur ne contribue-t-il pas aussi à satisfaire l'archiviste, en suscitant des communications nombreuses et donc en lui prouvant que le public tire profit des documents archivés ?
Pour les chantres du tableau de gestion, en revanche, ces amas disparates ou hétérogènes sont, au sens propre, désespérants. Car s'ils constituent bien ce “cœur de l'artichaut” dont il a été question plus haut, ils ne se prêtent évidemment pas à un processus d'identification de chaque catégorie de documents et d'attribution à chacun d'une dénomination précise : ce serait un travail de Romain, eu égard au nombre infini de catégories à définir, et ce serait d'une inutilité pathétique tant l'essentiel, pour la majorité des documents, est l'information qu'ils contiennent et non la façon dont celle-ci est structurée. Or s'il est impossible en pratique d'analyser leur forme, comment espérer sérieusement tirer de cette même forme des conclusions quant à leur sort final ? Comment croire, en somme, qu'un outil aussi fruste que le tableau de gestion et aussi obstinément ciblé sur ce qui rentre dans des cases bien définies puisse contribuer si peu que ce soit à sélectionner ce qui sera vraiment utile au public des Archives et qui, justement, échappe à toute typologie ? Comment prétendre se délecter du cœur de l'artichaut si l'on persiste à n'en récolter que les feuilles ?

le recours à la diplomatique : fausses pistes et bonnes solutions

Si la confection des tableaux de gestion s'apparente au rocher de Sisyphe, si c'est une tâche, en outre, qui s'avère ne porter que des fruits indigestes et sans saveur, doit-on en conclure que l'archiviste est condamné à l'empirisme le plus absolu ? Doit-il se résigner à n'être guidé dans ses choix que par sa propre subjectivité ? Peut-il décider de l'opportunité de conserver ou d'éliminer simplement en “flairant les dossiers comme des melons” ?
Soyons clair : l'idée que l'archivistique soit une science et que le travail de l'archiviste puisse procéder d'une rigueur toute mathématique nous semble une vue de l'esprit et le présent article ne saurait se comprendre autrement. Il est pour nous incontestable, et du reste nullement déshonorant, que l'accomplissement de notre tâche, au moment de la collecte comme au moment du tri et du classement, est largement affaire d'intuition et de subjectivité et non d'application stricte et systématique de textes canoniques. Pour être archiviste, il nous semble, en un mot, que l'esprit de finesse est plus nécessaire que l'esprit de géométrie et que, même si les documents d'archives ont des caractéristiques objectives et si leur contexte est important, ce qui doit compter le plus dans notre réflexion est bien leur contenu et l'information qu'ils véhiculent.
Mais, au sein d'un champ opératoire ainsi délimité, il n'est ni impossible, ni inutile d'avoir recours aux méthodes et aux concepts de la diplomatique en les adaptant aux réalités de notre époque. Le tout est bien sûr de rester modeste : le diplomatiste contemporain gagnera ainsi à se souvenir que la diplomatique “classique”, celle qui analyse les documents du Moyen âge et de l'époque moderne, est bien loin de servir à toutes les étapes du traitement de ces mêmes documents et de répondre à toutes les questions des lecteurs et qu'il serait donc bien étonnant que la diplomatique de notre temps fît mieux ; il admettra ensuite que, des deux volets de la démarche diplomatique, il y en a un – l'étude de la forme du document – qu'il est impossible ou inutile de prétendre appliquer aux archives de notre temps, comme nous l'avons démontré plus haut, et que c'est du second volet – celui où sont analysées les conditions de naissance et de transmission du document – qu'il peut espérer tirer des outils efficaces.
Si diplomatique contemporaine il y a, celle-ci ne saurait être d'un emploi vraiment pertinent qu'à certaines étapes de la chaîne du traitement – principalement lors de la collecte, du tri et du classement, nous le montrerons plus loin. Sa productivité et son utilité seront en revanche moins importantes à l'heure de la rédaction des instruments de recherche. À ce stade, en effet, le recours à des concepts empruntés à la diplomatique sera surtout fonction du type d'instrument de recherche que l'on souhaite produire : il est évident que le rédacteur d'instruments de recherche analytiques tels que répertoires, inventaires et bordereaux de versement devra fournir au lecteur des indications sur le producteur des archives qu'il décrit et sur les conditions de constitution de celles-ci – c'est ce que la norme ISAD-G appelle la zone du contexte, mais quiconque est un peu familier du vocabulaire de la diplomatique aura ici reconnu les concepts de genèse et de tradition –, mais que ce genre d'indications n'aura pas sa place dans ces instruments de recherche synthétiques que sont les guides et les états des fonds ou des versements. Quant à la pertinence d'une diplomatique contemporaine au stade de la communication des archives au public, elle est vraisemblablement nulle : outre que beaucoup de lecteurs, voire la plupart, ne se soucient nullement, ainsi que le fait remarquer Michel Duchein, de la provenance des documents qu'ils consultent et ne font guère attention aux caractères externes de ceux-ci, il est patent que les problèmes que rencontre alors l'archiviste – confidentialité, secret, compromis possibles entre le droit des uns et les intérêts des autres – tiennent à l'information et non à son support et qu'il lui faut presque toujours consulter le contenu des documents pour se forger une opinion et ne pas se contenter des indications fournies par les instruments de recherche. Et les personnes qui lui posent ces problèmes (ou qui l'empêchent de les résoudre) n'agissent pas autrement, en se préoccupant non de ce que sont les documents, mais de ce qu'ils disent : l'historien ou le journaliste qui soupçonnent les archivistes de leur cacher quelque chose aussi bien que l'homme politique qui fait en sorte que ses propres archives ou celles de son clan ne soient pas normalement accessibles raisonnent tous en fonction du contenu des documents et non de la catégorie dans laquelle ceux-ci sont ou pourraient être rangés.
Ce ne sera donc qu'au moment de la collecte, du tri et du classement qu'il sera vraiment utile de recourir à la diplomatique. Et encore faudra-t-il alors se contenter de son second volet, celui qui s'intéresse à la genèse et à la tradition des documents, mais ce recours s'avérera, pour le coup, d'une in- contestable pertinence. Autant, en effet, il peut s'avérer vain de vouloir donner un nom précis aux pièces de toutes sortes contenues dans les dossiers thématiques qui forment notre ordinaire, autant il est généralement possible, en étudiant les caractères externes et internes de chacune d'elles, de déterminer qui les a engendrées et pourquoi elles se trouvent dans tel dossier ou à tel endroit du fonds. Les en-têtes, les indices, les marques de validation, les numéros d'enregistrement au départ et/ou à l'arrivée, les annotations marginales, le caractère plus ou moins soigné de la présentation – du manuscrit griffonné à la dactylographie impeccable, du croquis à main levée à l'état définitif d'un plan ou d'un schéma – sont autant d'indications permettant de répondre à la question “qui est l'auteur ?” et à la question “au terme de quel processus et pour quels motifs cette pièce se trouve-t-elle là ?”. Et de la réponse à ces deux questions découle la réponse à une troisième, qui est la question archivistique par excellence : “à conserver ou à éliminer ?”. Elle en découle le plus souvent sans difficulté car les critères de tri les plus topiques et les plus discriminants sont bien, d'une part, l'identité et l'importance relative de l'auteur/rédacteur de chaque pièce et, d'autre part, le lien plus ou moins étroit de la pièce avec l'objet du dossier ou avec le mandat du producteur du fonds.
Nul besoin, par exemple, de longues réflexions pour décider de conserver tel courrier, une fois établi qu'il s'agit de l'original d'une note d'un directeur d'administration centrale au ministre, renvoyée par celui-ci avec ses commentaires manuscrits ; nul besoin non plus d'hésiter à supprimer tel autre, une fois acquis que c'est la photocopie d'une circulaire par laquelle un organisme extérieur fait savoir qu'il modifie temporairement ses heures d'ouverture. Dans le premier cas, la simple étude des caractères externes (c'est l'original et non une copie, il y a des mentions marginales manuscrites) permet de sentir, sans même lire le contenu, que la note en question mérite d'être conservée ; dans le second, quelques caractères externes (c'est une photocopie) et internes (les destinataires, multiples, ne sont pas désignés par leurs noms, ni même par leurs fonctions exactes) suffisent à faire saisir immédiatement que la circulaire a eu un intérêt à un moment donné, mais n'en a plus désormais aucun, surtout dans ce dossier-là et dans ce fonds-là. D'où l'on voit que l'approche diplomatique des archives contemporaines, loin d'être un pur exercice d'école, se distingue par son efficacité : elle permet de tirer de chaque document des informations directement utiles à l'archiviste dans l'accomplissement de sa tâche et, qui plus est elle permet de le faire vite, c'est à dire en faisant l'économie de la lecture systématique et approfondie de tous les éléments d'un dossier, ce qui atténue d'autant le caractère fastidieux du tri pièce à pièce.
Mais cette approche présente aussi des avantages plus “nobles” que la pure et simple productivité du travail de classement. Comme on l'a montré plus haut, reconstituer la genèse et la tradition d'un document permet d'évaluer le caractère plus ou moins direct du lien qui l'unit à l'objet du dossier et par suite de prendre une décision quant à sa conservation ou à son élimination. Voilà qui revient à dire que, tout en examinant chaque pièce l'une après l'autre, l'archiviste ne perd pas de vue le caractère organique des archives puisque les pièces sont jugées intéressantes et utiles non pas en elles-mêmes, mais en fonction de ce qui les entoure, en fonction de leur contexte. La diplomatique démontre ainsi avec éclat combien la démarche archivistique est différente de celle des secteurs professionnels voisins comme les bibliothèques et surtout la documentation.
Cette démonstration n'est du reste pas le seul avantage que nous puissions tirer d'une diplomatique contemporaine bien conçue. Car si l'on n'attend plus des services versants qu'ils rendent un verdict en matière de conservation ou d'élimination, si l'on renonce à fixer les critères de tri au moment de la création des documents et exclusivement en fonction des intentions explicites de leurs créateurs, on contribue alors à rehausser automatiquement le rôle de l'archiviste. C'est à lui seul, en effet, qu'il revient de choisir, sans intervention d'aucune sorte d'une autorité extérieure, ce qui sera transmis à la postérité, et la diplomatique, en somme, lui donne les moyens de son indépendance. Le monde, ainsi, n'est certes pas peuplé exclusivement d'archivistes ou d'individus aspirant à le devenir, mais les archivistes ont bien leur monde à eux. Et ils y sont souverains.